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    智能檔案柜管理存在的問題及解決方案

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    智能檔案柜管理存在的問題及解決方案

    發布日期:2019-4-13 作者: 點擊:

    檔案管理現狀   


    一、 集團檔案管理目前存在的主要問題:  


    (一)各部門應移交集團檔案室的檔案歸檔范圍不夠明確,使得各部門不清楚哪些檔案 應移交集團檔案室存檔。  


    (二)《檔案管理制度》的執行力度不夠,缺少執行監管。 


    (三)公司早期資料缺失嚴重。 


    (四)檔案借閱審批流程繁瑣,遇到一些工作比較緊急情況時,無法及時完成借閱審批。 


    (五)權限設置不夠合理,某些部門(審計)因工作需要常需查閱大量檔案,但因權限 的限制,每一類檔案都進行借閱流程,影響工作效率。 


    (六)檔案系統:  


    1. 檔案系統缺少關鍵字檢索功能,不方便搜索。  


    2. 一次借多種檔案時,必須在不同類別的檔案庫中分別發起借閱,不能合并起一個借閱,使用比較麻煩。   


    3. 公開類檔案(證照類)無法發起借閱。   


    二、 存在原因  


    (一)對于各部門檔案狀況了解不夠,《檔案管理制度》的編制缺少針對性及可操作性。 


    (二)對《檔案管理制度》的執行缺少有效的監督措施。  


    (三)由于公司早期對檔案缺乏有效的管理,造成歷史資料缺失嚴重。 


    (四) 檔案系統的設計?   


    三、 未來管理規劃  


    (一)對現行《檔案管理制度》進行有針對性的修訂:  


    1. 廣泛征求各部門意見,深入調查,根據各部門實際情況對檔案的歸檔范圍進行明確規定;  


    2. 對《檔案管理制度》的執行增加相應的監管措施。  


    3. 對缺失的早期歷史資料咨詢相關部門和當事人,盡量補齊?  


    (二)建議各部門(項目公司)設置兼職資料員負責本部門的檔案收集整理、查詢借閱 流程的發起及上報集團檔案室歸檔,與集團檔案主管進行對接。各部門兼職資料員在每月規定時間上報本部門當月的收文紀錄,以備檔案室檢查該部門當月歸檔檔案的齊全與否。  


    (三)對工程項目的檔案加強過程監控,不定期到項目進行檢查,以保證該項目檔案的 及時完整性,以便于最后竣工資料的移交。  


    (四)為加強對各項目竣工資料的監管,建議設立各施工單位的結算審批流程,在由預 算部門同意結算付款前,先經檔案主管審批,確認該施工單位竣工資料完整有效并移交完畢后,方可與該單位辦理結算。  


    (五)在保證檔案借閱安全的前提下,對審批流程重新梳理,對一些特殊情況制訂相應 措施(先和相關領導電話溝通?)。  


    (六)檔案查閱權限的設定還需和相關領導商討如何設置。 


    (七)之后檔案加工如何進行? 


    (八)檔案系統的改進升級?


    本文網址:www.hyenainternet.com/news_33.html

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